Persondatapolitik - kursister

Denne persondatapolitik beskriver, hvordan Thy-Mors HF & VUC (”vi”) indsamler og bruger dine personoplysninger, når du optages som kursist på Thy-Mors HF & VUC.

 

I det følgende vil vi oplyse dig om nedenstående punkter:

 

  1. Indsamling af personoplysninger

  2. Brug af personoplysninger, formål og behandlingsgrundlag

  3. Sletning af personoplysninger

  4. Sikkerhed

  5. Dine rettigheder

  6. Ændring af persondatapolitikken

 

Vi opfordrer dig til at læse denne persondatapolitik grundigt, og kontakte skolens persondataansvarlige Irene Christensen, Thisted-afdelingen, hvis du har spørgsmål til indholdet.

 

1. Indsamling af personoplysninger

Vi indsamler og behandler følgende personoplysninger om dig, når du tilmelder dig som kursist på Thy-Mors HF & VUC: Navn, adresse, e-mailadresse, CPR-nummer, relevante eksamensbeviser og anden relevant personlig information.

Denne indsamling og behandling er nødvendig for, at vi kan optage dig som kursist på Thy-Mors HF & VUC, samt overholde relevant lovgivning.

Derudover kan vi have brug for at indsamle og behandle fortrolige og følsomme personoplysninger om dig, fx hvis du henvender dig i studievejledningen. Disse personoplysninger kan omfatte helbredsoplysninger, oplysninger om misbrug, oplysninger om problemer i hjemmet mv.

Vi kan videregive dine personoplysninger til andre, fx offentlige myndigheder eller politiet, hvis der står i loven, at vi skal udlevere personoplysninger.

 

2. Brug af personoplysninger, formål og behandlingsgrundlag

De personoplysninger, som vi indsamler og behandler om dig, er nødvendige for administration af dit forløb på Thy-Mors HF & VUC, herunder til uddannelses- og eksamensplanlægning, fraværsregistrering og -statistik, administration og refusion af deltagerbetaling, rapportering til offentlige myndigheder samt andre formål af uddannelsesmæssig karakter. Vi indsamler og bruger personoplysninger i forbindelse med de formål, der er beskrevet nedenfor. Vi kan også behandle dine personoplysninger til andre formål, hvis vi er berettigede eller forpligtede hertil efter lovgivningen.

 

2.1 Administration af dit kursistforløb

Vi skal bruge dine personoplysninger, når vi skal oprette dig i vores IT-systemer. Herudover skal vi bruge dine personoplysninger, når vi skal administrere betaling for fag og uddannelser, modtage og refundere deltagerbetaling, SU-administration, ansøge om forskellige tilskud (fx uddannelsesstøtte, tilskud til hjælpemidler mv.), administrere fravær, kommunikere med og indberette til offentlige myndigheder samt i de administrative rutiner, der knytter sig til dit forløb på skolen.

 

2.2 Eksamensplanlægning

Når du skal til eksamen, bruger vi dine personoplysninger til at lave eksamensplaner og eksamenslister.
Derudover skal vi udveksle dine personoplysninger med andre VUC-skoler. Blandt andet sendes dit navn og kursistnummer på en liste til censorer fra andre skoler.

 

2.3 Billeder

Når du bliver kursist på Thy-Mors HF & VUC, får du taget et billede til dit studiekort. Billedet kan uploades også til vores studieadministrative IT-systemer, og skal bruges, så lærere, censorer og eksamensvagter kan identificere dig i forbindelse med eksamener mv.

Herudover vil vi gerne tage fotos til brug for vores markedsføring af Thy-Mors HF & VUC på Thy-Mors HF & VUC’s hjemmeside og Facebook-profil. Billeder kan også blive brugt til trykte medier, fx flyers og brochurer, som omhandler Thy-Mors HF & VUC. 

Offentliggørelse af dit billede, blandt andet i markedsføringsmateriale sker kun, hvis du har givet tilladelse til det. Du har i forbindelse med dit optag haft mulighed for at give samtykke til, at vi bruger dit billede i ovennævnte sammenhænge, eller hvis det ikke er tilfældet, så vil du i forbindelse med at billeder bliver taget have haft mulighed for at give samtykke.

 

2.4 Videoovervågning

På Thy-Mors HF & VUC bruger vi videoovervågning af sikkerhedsmæssige årsager.
Optagelserne gemmes i 30 dage, men kan blive gemt i længere tid, hvis de skal bruges til efterforskning af en bestemt hændelse. Optagelserne kan desuden følges i realtid af skolens serviceleder Steen Erichsen.
Vi kigger alene på optagelserne, hvis vi har en mistanke om, at der er foregået noget strafbart, eller noget som strider mod Thy-Mors HF & VUC’s retningslinjer og politikker. Det er kun medarbejdere, som er udpeget af Thy-Mors HF & VUC’s ledelse, der kan kigge på optagelserne.

Vi udleverer optagelser til politiet, hvis vi har en mistanke om, at der er begået strafbare forhold på Thy-Mors HF & VUC’s område, eller hvis politiet beder om en optagelse fra et bestemt tidspunkt.

I andre tilfælde vil vi kun udlevere optagelserne, hvis det står i loven, at vi skal udlevere dem, eller hvis alle personer på optagelserne har givet samtykke til, at vi kan udlevere dem.

 

2.5 Logning af internetbrug

Når du bruger Thy-Mors HF & VUC’s netværk, logger vi hvilke hjemmesider du besøger og hvilke filer du downloader. Vi opbevarer loggen i henhold til de til enhver tid gældende regler. Vi kigger kun i loggen, hvis vi har en mistanke om, at Thy-Mors HF & VUC’s netværk er blevet brugt til noget, der er i strid med vores retningslinjer for brug af internettet.

 

3. Sletning af personoplysninger

Vi sletter dine personoplysninger, når vi ikke længere skal bruge dem til de formål, som vi har beskrevet ovenfor. Som hovedregel sletter vi personoplysninger om kursister 5 år efter, at du er stoppet hos Thy-Mors HF & VUC. Nogle personoplysninger slettes dog før – fx optagelser fra videoovervågningen. Vi kan dog anonymisere personoplysninger og gemme dem i længere tid.

Vi gemmer eksamensbeviser i 30 år, jf. eksamensbekendtgørelsen samt de personoplysninger, der er nødvendige for at kunne leve op til reglerne i eksamensbekendtgørelsen.

 

4. Sikkerhed

Vi har indført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau for behandling af personoplysninger hos Thy-Mors HF & VUC. Dermed gør vi vores bedste for at sikre personoplysningernes kvalitet og integritet. De sikkerhedsforanstaltninger, som vi har indført er:

Udarbejdet persondatapolitikker, udpeget DPO, sikker datastruktur, uddannet relevante medarbejdere m.v.

 

5. Dine rettigheder

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, med visse undtagelser, der er fastsat i lovgivningen.

Derudover kan du gøre indsigelse mod indsamling og videre behandling af dine personoplysninger. Du har også ret til at rette dine personoplysninger, hvis de er forkerte, eller bede os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger.

Vi vil slette eller rette forkerte personoplysninger eller personoplysninger, der blevet forældede siden indsamlingen.

Hvis du beder om det, vil vi slette de personoplysninger, som vi har registreret om dig, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet grundlag, fx hvis behandlingen er nødvendig for fortsat at kunne administrere dit kursistforløb på Thy-Mors HF & VUC.

Hvis du gerne vil bruge dine rettigheder kan du ringe eller skrive til skolens persondataansvarlige Irene Christensen, Thisted-afdelingen. Det gælder også, hvis du er uenig i den måde, som vi behandler dine personoplysninger på, eller de formål, som vi behandler oplysningerne til.

Du kan også klage til: 

Datatilsynet
Borgergade 28, 5. Sal
1300 København K

Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk

 

6. Ændring af persondatapolitikken

Vi forbeholder os retten til at ændre denne persondatapolitik.